Organizując konferencję firmową, należy zwrócić uwagę na całe mnóstwo aspektów. Ujmując rzecz obrazowo, przygotowanie tego wydarzenia można przyrównać do... układania puzzli! Dlaczego? Tego dowiesz się poniżej! Poznasz też kilka sekretów dotyczących tego, jak zorganizować konferencję, by można było ją uznać za naprawdę udaną i profesjonalną!
Organizacja konferencji niczym układanie puzzli? Tak!
Skąd taka analogia? Otóż układając puzzle, musisz odpowiednio dopasować do siebie wszystkie elementy układanki. Jeśli któryś z nich zgubisz lub zniszczysz, nie osiągniesz sukcesu - efekt końcowy nie będzie taki, jaki powinien być. Na udaną konferencję także składa się wiele elementów - począwszy od wyboru sposobu jej przeprowadzenia, skończywszy zaś na wyborze sali konferencyjnej, a nawet... miejsca parkingowego dla zaproszonych gości.
Jeśli pominiesz któryś z najważniejszych elementów, jeśli zapomnisz o najbardziej istotnych kwestiach, uczestnicy będą mieć poczucie, że wydarzenie nie zostało przygotowane w pełni fachowo i nie uwzględnia ich potrzeb oraz oczekiwań. To zarzut, na który nie możesz sobie pozwolić!
Od czego więc zacząć? Jakie są najważniejsze składniki udanej konferencji?
Opracuj szczegółowy plan prezentacji treści
To tak naprawdę pozostawiamy Tobie - w końcu jesteś specjalistą w swojej dziedzinie! Wiesz, o czym chcesz mówić. Wiesz, jakie wymagania stawiać osobom zaproszonym do współprowadzenia konferencji. Pamiętaj natomiast o tym, że bez względu na to, jakiego tematu dotyczy wystąpienie, musi ono być maksymalnie ciekawe w odbiorze. Zwróć uwagę na to, jaki cel chcesz osiągnąć, co zamierzasz przekazać i co równie ważne - do kogo Twój przekaz ma trafić. Musisz sprawić, by uczestnicy chcieli Cię słuchać i aktywnie brać udział w wydarzeniu.
Sala konferencyjna - jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru?
Podstawowym kryterium jest oczywiście liczba zaproszonych gości. Tak samo złym pomysłem jest umieszczenie dużej liczby uczestników w małej sali, jak i rozlokowanie małej liczby gości w ogromnej sali. Dlaczego?
Jako organizator musisz zapewnić każdemu gościowi tzw. strefę komfortu. Uczestnicy nie mogą walczyć ze sobą o miejsce i rozpychać się łokciami. To oczywiste. Ale zbyt duża powierzchnia przy małej liczbie osób również nie jest wskazana, bowiem zadziała niekorzystnie na odbiór, da wrażenie pustki.
Kolejną kwestią jest wyposażenie sali. Podstawą jest dobre oświetlenie, które będzie sprzyjało koncentracji. W sali nie może zabraknąć takich elementów jak profesjonalne nagłośnienie, dostęp do Internetu, flipchart, ekran, projektor. Wszystko to jest niezbędne do przygotowania profesjonalnej konferencji.
Co jeszcze jest ważne? Jak się okazuje, sama... estetyka sali! Nawet najlepiej przygotowane wystąpienie i najlepszy sprzęt nie zdołają odciągnąć uwagi od wystroju, jeśli ten będzie pozostawiał wiele do życzenia. Przestrzeń powinna być gustowna, elegancka i oczywiście funkcjonalna. Co to znaczy? Otóż to, że powinna dawać możliwość wyboru układu stołów i krzeseł, a także np. możliwość powiększenia o kolejne pomieszczenia.
Wszystkie te czynniki, jeśli zaistnieją razem, stworzą powierzchnię idealną do prowadzenia konferencji na najwyższym poziomie.
Przerwa kawowa - pozwól uczestnikom na chwilę oddechu!
Bez względu na to, jak bardzo ciekawą prezentację przeprowadzasz, warto podzielić ją na części i pomiędzy kolejnymi wystąpieniami dać uczestnikom możliwość odpoczynku. Świetnie sprawdzi się tutaj dobrze przygotowana przerwa kawowa, w czasie której goście będą mogli nie tylko napić się gorącej, aromatycznej kawy czy herbaty, ale też poczęstować się jakąś drobną przekąską.
Wybór miejsca - daj coś od siebie!
Jeśli chcesz naprawdę zachwycić uczestników konferencji i potraktować ich kompleksowo, podczas dokonywania wyboru miejsca zwróć uwagę na coś więcej niż wyposażenie sali, jej układ i poczęstunek dla gości! Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy planujesz wydarzenie np. dwudniowe.
Znacznie lepszym rozwiązaniem niż wynajem sali w centrum konferencyjnym będzie urządzenie konferencji w hotelu - takim, który jest odpowiednio dostosowany do potrzeb i wymagań gości biznesowych. Jeśli postawisz na taką opcję, Twoje możliwości znacznie się rozszerzą!
Poznaj Hotel Zamek Ryn**** - miejsce, którego nie zechcesz opuszczać!
Hotel Zamek Ryn****, zaaranżowany w murach zabytkowego zamku, wznosi się malowniczo na wzgórzu pomiędzy jeziorami Ryńskim i Ołów. To miejsce magiczne, pełne tajemnic, spowite niezwykłą atmosferą dawnych dni. Tutaj nowoczesność przeplata się z tradycją. Tutaj praca staje się przyjemnością!
Hotel oferuje znacznie więcej niż doskonałą lokalizację - piękne położenie, łatwy dojazd i prywatny parking dla gości. To obiekt nastawiony na pełen profesjonalizm w organizacji różnego typu wydarzeń - od kameralnych spotkań biznesowych, po ogromne eventy nawet na 1000 uczestników!
Wykwalifikowany personel hotelu zadba o Ciebie i Twoich gości w najmniejszym szczególe. Do Twojej dyspozycji oddane są liczne sale konferencyjne - sprawdź szczegółową ofertę. Chcesz zapewnić swoim gościom wyjątkowe atrakcje w czasie wolnym, by na długo zapamiętali zorganizowaną przez Ciebie konferencję? Tutaj nie ma rzeczy niemożliwych! Poznaj wyjątkowe możliwości i skorzystaj z nich!